Amaç: Acil durumlar, değişiklikler veya önemli duyurular gibi durumlarda etkili ve koordineli iletişimi sağlamak.
1. İletişim Listeleri:
• Tüm çalışanların güncel iletişim bilgilerini içeren bir iç iletişim listesi oluşturulur.
• İlgili departmanlardaki acil durum ekipleri için özel iletişim listeleri hazırlanır.
2. İç İletişim Sistemleri:
• Acil durum anons sistemleri, iç haberleşme panoları ve e-posta grupları gibi dahili iletişim araçları düzenli olarak kontrol edilir ve güncellenir.
• Acil durumlar için kullanılacak özel iç iletişim kanalları belirlenir.
3. Çalışan Eğitimi:
• Tüm çalışanlara düzenli olarak iç iletişim eğitimleri verilir.
• Acil durum tatbikatları, iletişim süreçlerinin etkili bir şekilde uygulanmasını sağlamak için düzenlenir.
4. Dış Paydaş İletişimi:
• Otelin tedarikçileri, müşterileri ve yerel topluluk gibi dış paydaşları için güncel iletişim listeleri oluşturulur.
• Dış paydaşlarla düzenli olarak iletişim kurmak için önceden belirlenmiş iletişim kanalları ve kişiler belirlenir.
5. Web Sitesi ve Sosyal Medya:
• Otel web sitesinde bir acil durum bölümü oluşturularak güncel bilgiler paylaşılır.
• Sosyal medya hesapları, acil durum bilgilerini hızlı bir şekilde paylaşmak için aktif olarak kullanılır.
6. Basın ve Halkla İlişkiler:
• Acil durumlar için bir basın birimi veya halkla ilişkiler ekibi görevlendirilir.
• Basın bildirimleri ve basın toplantıları düzenlenerek kamuoyuna etkili bir şekilde bilgi verilir.
7. Acil Durum Numaraları ve Bilgiler:
• Otelin acil durum numaraları, sağlık kuruluşları, yangın departmanı, polis, itfaiye gibi acil durum hizmetlerinin iletişim bilgileri belirlenir ve güncel bir şekilde iletilir.
8. Mobil Uygulama ve SMS Hizmetleri:
• Otelin mobil uygulaması üzerinden anlık bildirimler ve güncellemeler sağlanır.
• SMS hizmetleri, acil durum bilgilerini hızlı bir şekilde paylaşmak için kullanılır.
9. İletişim Denetimleri ve Güncellemeler:
• İletişim listeleri ve sistemleri düzenli olarak kontrol edilir ve güncellenir.
• İletişim planı ve talimatları, geri bildirimler ve gerçekleştirilen tatbikatlar doğrultusunda periyodik olarak gözden geçirilir ve güncellenir.
İLETİŞİM KONUSU İLETİŞİM YÖNTEMİ SORUMLUSU
İÇ İLETİŞİM İÇ İLETİŞİM TELEFON, MAİL SYS SORUMLUSU
EĞİTİM PLANI TELEFON, MAİL, TOPLANTI SYS SORUMLUSU
EĞİTİM İSTEKLERİ TELEFON, MAİL, TOPLANTI SYS SORUMLUSU
TEKNİK ARIZA TELEFON, MAİL TEKNİK BİRİM SORUMLUSU
SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK YÖNETİM SİSTEMİ İŞLEYİŞ TELEFON, MAİL, TOPLANTI SYS SORUMLUSU
SATIŞ TELEFON, MAİL SATIŞ BİRİMİ
TEMİZLİK TELEFON KAT HİZMETLERİ BİRİMİ
SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK RAPORLAMASI TOPLANTI SYS SORUMLUSU
MÜŞTERİ İLE İLETİŞİM MÜŞTERİLERİN BİLGİLENDİRİLMESİ FAX, TELEFON, MAIL ÖN BÜRO BİRİMİ
MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ VE MÜŞTERİ ŞİKAYETLERİ ANKETLER, ŞİKÂYETLER ÖN BÜRO BİRİMİ VE SATIŞ SONRARI DESTEK BİRİMİ
TEDARİKÇİ İLE İLETİŞİM SATIN ALMA VE SATIN ALMA SONRASI TELEFON, MAİL SATIN ALMA BİRİMİ
YASAL MERCİLER YASAL MEVZUAT TELEFON, MAİL, TOPLANTI YÖNETİM KURULU BAŞKASI VE ŞİRKET AVUKATI